Paylaş
Giriş
Genel kurul, bir derneğin en yetkili karar organıdır. Derneğin yönetim ve denetim kurullarını seçen, bütçeyi onaylayan ve tüzük değişikliklerini belirleyen bu toplantı; mevzuata uygun yapılmak zorundadır.
Bu rehberde, Dernekler Kanunu ve ilgili yönetmeliklere göre bir genel kurulun nasıl yapılacağını adım adım anlatıyoruz.
1. Genel Kurul Nedir?
Genel kurul; dernek üyelerinin belirli aralıklarla bir araya gelerek derneğin geleceğine dair karar aldığı resmi toplantıdır.
Genel kurulun temel görevleri:
-
Yönetim ve denetim kurullarını seçmek
-
Bütçeyi onaylamak
-
Faaliyet raporlarını değerlendirmek
-
Tüzük değişikliklerine karar vermek
-
Derneğin feshi veya birleşmesi gibi kritik konuları görüşmek
2. Genel Kurul Türleri
Derneklerde genel kurul 2 şekilde yapılır:
2.1 Olağan Genel Kurul
Tüzükte yazan periyotlarda yapılır (genellikle 2 veya 3 yılda bir).
2.2 Olağanüstü Genel Kurul
-
Yönetim kurulunun gerekli gördüğü durumlarda
-
Denetim kurulunun talebi üzerine
-
Üyelerin beşte birinin yazılı talebiyle
yapılabilir.
3. Genel Kurul Çağrısı Nasıl Yapılır?
Genel kurul, aşağıdaki adımlara göre resmi olarak çağrılır:
3.1 Toplantı Kararı
Yönetim kurulu, genel kurul tarihini ve gündemi belirleyerek karar defterine işler.
3.2 Üyelere Çağrı
Çağrı usulü tüzükte nasıl belirlenmişse o şekilde yapılır:
-
SMS
-
E-posta
-
Yazılı davetiye
-
Dernek web sitesi
-
Yerel gazete ilanı (bazı derneklerde)
Çağrı süresi:
Toplantı tarihinden en az 15 gün önce yapılmalıdır.
3.3 İlk Toplantıda Çoğunluk Sağlanamazsa
Çağrı duyurusunda ikinci toplantının tarihi, yeri ve saati de belirtilmelidir.
İki toplantı arası 7 günden az 60 günden fazla olamaz.
4. Genel Kurul Gündemi Nasıl Hazırlanır?
Gündem, toplantının yol haritasıdır. Düzenli hazırlanmalıdır.
Genellikle şu başlıkları içerir:
-
Açılış ve yoklama
-
Divan heyetinin seçimi
-
Yönetim kurulu faaliyet raporu
-
Denetim kurulu raporu
-
Bütçenin görüşülmesi ve onayı
-
Seçimler
-
Dilek ve temenniler
-
Kapanış
5. Toplantı Günü Yapılması Gerekenler
5.1 Yoklama Listesi
Üyeler imza listesine imza atarak toplantıya katılır.
Bu liste toplantı yeter sayısını anlamak için zorunludur.
5.2 Divan Heyeti Seçimi
Genel kurul;
-
Bir başkan
-
Bir katip
-
Bir oy toplayıcı
seçerek toplantıyı yönetmesi için divanı oluşturur.
Divan heyeti seçildikten sonra toplantıyı yönetim kurulu değil, divan yönetir.
6. Toplantı Yeter Sayısı ve Kararlar
6.1 Toplantı Yeter Sayısı
-
İlk toplantıda: Üye tam sayısının yarıdan bir fazlası
-
İkinci toplantıda: Katılanlarla yapılabilir (asgari 1/3 kuralı bazı derneklerde tüzüğe göre uygulanabilir)
6.2 Karar Yeter Sayısı
Toplantıya katılanların yarıdan bir fazlası ile karar alınır.
Tüzük değişikliği ve derneğin feshi için özel çoğunluk gerekebilir.
7. Seçimler Nasıl Yapılır?
Seçimler;
-
Açık oy
-
Gizli oy
-
İşaretle
-
Liste usulü
şeklinde yapılabilir. Tüzükte hangisi belirtilmişse o uygulanır.
Oy Sayım Tutanağı
Divan, seçim sonucunu tutanakla kayıt altına alır.
8. Genel Kurul Sonrası Yapılması Gerekenler
8.1 Tutanakların Düzenlenmesi
Divan heyeti;
-
Toplantı tutanağı
-
Oy sayım tutanağı
-
Seçilen kurullara ait liste
belgelerini hazırlar ve imzalar.
8.2 DERBİS Bildirimi
Genel kurul sonuçları 30 gün içinde DERBİS üzerinden bildirilmelidir:
-
Seçilen yönetim & denetim kurulu üyeleri
-
Genel kurul tutanağı
-
Üye listesi
-
Tüzük değişikliği varsa güncel metin
8.3 Defter Kayıtları
Yönetim değiştiyse karar defteri devri yapılır.
Yeni dönemin karar ve faaliyet planı yazılır.
9. Genel Kurulda Sık Yapılan Hatalar
-
Çağrı süresine uymamak
-
Gündemi toplantı sırasında değiştirmek
-
Yetkisiz kişilerin oy kullanması
-
Tüzükte belirtilen seçim usulünü uygulamamak
-
Tutanakları eksik düzenlemek
Bu hatalar, genel kurulun geçersiz sayılmasına bile yol açabilir.
Sonuç
Genel kurul, bir derneğin en önemli yönetim mekanizmasıdır. Doğru yapıldığında hem hukuki riskler ortadan kalkar hem de derneğin geleceği güvence altına alınır.
Bu rehberi model alarak genel kurul süreçlerinizi daha düzenli, şeffaf ve mevzuata uygun şekilde yönetebilirsiniz.